Privacyverklaring

Inleiding
Cultuurmarketing (hierna: “wij”) verwerkt persoonsgegevens van leden, deelnemers aan bijeenkomsten en andere betrokkenen. Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van onze overeenkomsten met leden en evenementbezoekers, en in het kader van dienstverlening- en servicedoeleinden. In deze privacyverklaring leggen we uit waarom en op welke manier we persoonsgegevens verwerken.

Bij verwerking van persoonsgegevens volgen wij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet helpt jouw privacy te beschermen.

Wie zijn wij?
Cultuurmarketing is hét platform voor marketing- en communicatieprofessionals in de culturele sector. Meer informatie over onze organisatie is te lezen via deze pagina. Deze privacyverklaring heeft betrekking op al onze verwerkingen – ook indien we samen met andere partijen persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld in het geval van een partnerbijeenkomst, incompany of maatwerkprogramma). Wij zijn gevestigd aan de Tolstraat 182 (1074VM), in Amsterdam. Cultuurmarketing staat geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 60780134.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam, e-mailadres, betaalgegevens, deelnamedetails van bijeenkomsten waaronder dieetvoorkeuren, toegankelijkheidswensen, foto’s, contactgeschiedenis, beroepsgerelateerde informatie zoals organisatienaam, adresgegevens organisatie, interessegebieden (bijvoorbeeld ‘e-mailmarketing’ of ‘strategieontwikkeling’), functietitel en -niveau, specialisme, en digitale informatie zoals cookies en surfgedrag. Indien een deelnemer gebruik wilt maken van het STAP-budget, verwerken wij ook het woonadres, telefoonnummer geboortedatum van de deelnemer.

Hieronder vind je een overzicht met noodzakelijk te verstrekken persoonsgegevens per type relatie. Dat betekent dat je alle overige persoonsgegevens die hierboven zijn opgesomd, vrijwillig kunt verstrekken. Wij informeren je bij het afgeven van je persoonsgegevens waarom we het verwerken en met welk doeleinde.

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Wettelijke verplichtingen
  Een klein deel van onze verwerkingen is wettelijk verplicht. Hierbij gaat het vooral om persoonsgegevens die nodig zijn om aan onze belastingplicht te voldoen. Een voorbeeld hiervan zijn de persoonsgegevens die staan genoteerd op een factuur.
• Ledenadministratie en dienstverlening
  In onze ledenadministratie houden we bij welke organisaties lid zijn van Cultuurmarketing, met daarbij de lidmaatschapshouders. Dit zijn de personen die gebruikmaken van het lidmaatschap. Van lidmaatschapshouders houden we verschillende persoonsgegevens bij om onze diensten zo optimaal mogelijk uit te voeren. Zo slaan we contactgegevens op om je te kunnen bereiken, kan je ervoor kiezen om je interessegebieden met ons te delen, zodat we je van de meest relevante informatie kunnen voorzien en verwerken we persoonsgegevens voor onze marktonderzoeken. Van deelnemers aan onze bijeenkomsten verwerken we deelnamedetails waaronder dieetvoorkeuren en toegankelijkheidswensen zodat we jou een passende maaltijd en training kunnen bieden en de show/no-show voor evaluatie- en marketingdoeleinden. Je kunt ons via verschillende kanalen bereiken: telefoon, post, e-mail, LinkedIn, Instagram, Facebook en X. Om dat mogelijk te maken verwerken wij ook persoonsgegevens. Wanneer een deelnemer gebruik wil maken van het STAP-budget, verwerken wij ook geboortedatum, telefoonnummer en woonadres. Tot slot houden we ook persoonsgegevens bij ter verbetering van de algehele dienstverlening. Bijvoorbeeld surfgedrag op de website om de gebruiksvriendelijkheid te analyseren of om te zien welke artikelen het meest gelezen worden, en open- en clickrates om het succes van marketingcommunicatie-inspanningen te meten.
• Bijzondere gegevens
  Wij verwerken twee typen bijzondere persoonsgegevens. Namelijk etniciteit (foto’s) en gegevens over gezondheid (dieetvoorkeuren en toegankelijkheidswensen). Foto’s maken we om een indruk te geven van onze activiteiten en netwerk. We vertellen je voorafgaand aan een bijeenkomst als er foto’s worden gemaakt, waarbij je kunt aangeven liever niet gefotografeerd te worden. Dieetvoorkeuren worden verwerkt om je te voorzien van een passende lunch tijdens trainingsdagen. Toegankelijkheidswensen inventariseren we zodat we je een zo goed mogelijke ervaring kunnen bieden tijdens onze evenementen. Deze verwerkingen zijn vrijwillig en worden niet voor andere doeleinden gebruikt. Ook hiervoor geldt: als je vragen hebt of bezwaar wilt aantekenen, dan horen we het graag.
• Nieuwsbrieven en mailings
  Je kunt je bij ons aanmelden voor verschillende typen nieuwsbrieven. Indien van toepassing worden deze gepersonaliseerd aan de hand van jouw persoonsgegevens. Zo krijgen Cultuurmarketing leden een nieuwsbrief te zien met de voor hen geldende tarieven en bijeenkomsten die alleen toegankelijk zijn voor leden. Ook kan je je aanmelden voor persoonlijke tips en relevant aanbod op basis van jouw persoonsgegevens, agenda updates en vacature updates. Als je geen nieuwsbrieven, updates en aanbiedingen meer wil ontvangen, dan kan je je voor de diverse type mailings uitschrijven via een afmeldlink onderaan de mail. Cultuurmarketing leden ontvangen tot slot als onderdeel van het lidmaatschap een maandelijkse ledenupdate en evenementbezoekers mails met praktische informatie en voorbereidingen.
• Werving (marketing)
  Cultuurmarketing beweegt met de sector mee, en daarom werven wij nieuwe sprekers voor bijeenkomsten, docenten voor workshops en cursussen, leden voor onze programmaraad en incidenteel ook nieuwe collega’s. Daarnaast werken wij voor onze programmering samen met diverse partners. Om met iedereen contact te onderhouden, verwerken wij ook van hen contactinformatie en beroepsgerelateerde informatie zoals organisatienaam, functietitel en -niveau en specialisme. Voor campagnes gericht op het lidmaatschap en bijeenkomsten verwerken we ook persoonsgegevens. Bijvoorbeeld digitale informatie zoals cookies en/of surfgedrag, zodat we op de juiste plekken de meest relevante advertentie te kunnen laten zien. Daarnaast verwerken we ook beroepsgerelateerde informatie zoals interessegebieden en functieniveau, om je het meest passende aanbod te kunnen doen.

Rechten van betrokkenen
Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft iedereen een aantal rechten. Wij doen ons uiterste best om hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Heb je tips of opmerkingen? Laat het ons dan weten. Ieder persoon heeft recht op het volgende:

• Informatie en inzage. Je kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens we van jou verwerken. We vertellen je dan ook graag meer over het hoe en waarom we die gegevens verwerken.
• Rectificatie. Als we verkeerde persoonsgegevens van jou verwerken, dan horen we dat graag. We zullen het dan zo snel mogelijk aanpassen.
• Vergetelheid. Je kunt de persoonsgegevens die wij van jou hebben laten verwijderen. Let op: het kan zijn dat we voor andere doeleinden (bijvoorbeeld fiscale redenen of ontdubbelen) die gegevens nog wel moeten verwerken. We brengen je daar in dat geval van op de hoogte.
• Beperking. Als je het idee hebt dat wij jouw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kun je de verwerking ook laten beperken.
• Bezwaar (verzet). Voor de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je bezwaar indienen. Wanneer we jouw persoonsgegeven louter gebruiken voor marketingdoeleinden, zullen we die verwerking op verzoek zo snel mogelijk beëindigen.
• Overdraagbaarheid. Je kunt een verzoek indienen om persoonsgegevens over te (laten) dragen. Je krijgt dan een overzicht met al jouw persoonsgegevens die wij verwerken.
• Het intrekken van toestemming. In principe kan je je voor iedere nieuwsbrief of soortgelijk aanbod uitschrijven via een uitschrijflink onderaan de e-mail. Mocht er onverhoopt toch iets misgaan of als je de toestemming voor een andere verwerking wilt intrekken, dan kan je contact met ons opnemen.
• Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Denk je dat wij niet handelen in overeenstemming met de privacywetgeving? Dan horen we dat natuurlijk graag. Mochten we er samen niet uitkomen, dan kan je een klacht indienen bij de AP.

Om van je rechten gebruik te maken kun je contact met ons opnemen via [email protected] of 020-2614727.

Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien er sprake is van een financiële transactie, worden persoonsgegevens wegens fiscale redenen voor een periode van minimaal zeven jaar bewaard. Na deze termijn en een periode van inactiviteit worden de persoonsgegevens geanonimiseerd. Indien er geen sprake is van een financiële transactie, worden bij nieuwsbriefabonnees en gebruikers op de website na minimaal drie jaar inactiviteit de persoonsgegevens geanonimiseerd of gewist. Wanneer je wilt dat wij eerder gegevens van je anonimiseren of wissen, kan je contact met ons opnemen.

Grondslagen van de verwerkingen
Cultuurmarketing verwerkt persoonsgegevens op basis van drie wettelijke grondslagen. Een deel van de gegevens verwerken wij voor het uitvoeren van een wettelijke plicht, andere voor het uitvoeren van een overeenkomst (bijvoorbeeld lidmaatschap of deelname aan een bijeenkomst) en een gedeelte in het kader van het gerechtvaardigd belang van Cultuurmarketing: het uitvoeren van onze doelstelling. Hier vallen ook marketingdoelstellingen onder. Indien je meer wilt weten over de afweging die wij bij het gerechtvaardigd belang maken, dan geven wij daar toelichting op. Tot slot verwerken we sommige persoonsgegevens met jouw expliciete toestemming: dit gaat met name over online tracking methodes zoals cookies en de Meta pixel of opname in de freelance- en bureau index.

Derde ontvangers
Wanneer je deelneemt aan één van onze bijeenkomsten, worden jouw naam en organisatienaam vermeld op een deelnemerslijst. De deelnemerslijst wordt gedeeld met andere aanwezigen in het kader van netwerken. Indien je niet vermeld wilt worden op de deelnemerslijst, kan je dit bij ons aangeven. Bij trainingen worden relevante informatie m.b.t. jouw deelname, zoals naam, organisatienaam en een korte beschrijving van jouw functie en leerdoelen, gedeeld met de docent van de desbetreffende opleiding. Wanneer je je hebt aangemeld voor een opleiding en gebruik wilt maken van het STAP-budget, delen we jouw naam, geboortedatum en woonadres met het UWV.

Als lid van Cultuurmarketing kan jouw organisatienaam vermeld worden op een pagina met betrekking tot het Cultuurmarketing lidmaatschap. Indien je met toestemming een referentie aan ons hebt gegeven, kunnen we ook jouw naam en portretfoto plaatsen op de website of social media. Jouw persoonlijke contactgegevens worden niet gedeeld binnen (of buiten) ons netwerk: hiervoor zullen wij altijd eerst toestemming aan jou vragen. Deze regel geldt voor iedere verspreiding van jouw persoonsgegevens aan derden met uitzondering van bovenstaande situaties en tenzij wij hier wettelijk verplicht toe zijn, zoals bij de Belastingdienst.

Zzp en bureauleden kunnen worden opgenomen in de freelance & bureau index. Dit zijn doorzoekbare overzichten van zzp en bureauleden van Cultuurmarketing met als doel om het voor culturele instellingen makkelijker te maken om de juiste zzp-er of bureau te vinden voor opdrachten. Hierbij worden na toestemming van de betrokkene de volgende persoonsgegevens gedeeld: de aangeleverde organisatienaam, naam, type werkzaamheden, expertise, regio en contactgegevens. De freelance en bureau index zijn openbare pagina’s op de website van Cultuurmarketing.

Op de website van Cultuurmarketing zijn een aantal verwijzingen naar andere websites te vinden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de manier waarop die partijen persoonsgegevens verwerken. Daarvoor kun je de privacyverklaring van de betreffende organisatie lezen.

Voor de uitvoering van onze diensten schakelen wij diverse andere organisaties in. Dit zijn geen ‘derde ontvangers’ maar verwerkers. Wij werken bijvoorbeeld samen met ticketingleverancier ActiveTickets, customer engagement agency Smart Connections en maken gebruik van administratiesysteem Exact Online, enquêtetool Surveymonkey en webanalysetools Google Analytics en Matomo. Alle partijen die wij inschakelen verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en in opdracht van Cultuurmarketing.

Beveiliging
Wij hebben de beveiliging van jouw persoonsgegevens hoog in het vaandel staan. Om deze reden hebben wij een databeveiligingsbeleid opgesteld, zodat alleen noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw persoonsgegevens en overeenkomstige afspraken gemaakt met onze verwerkers door middel van verwerkersovereenkomsten. Partijen waarmee wij samenwerken die zijn gevestigd in de Verenigde Staten, zoals mailprogramma HelpScout, enquêtetool Surveymonkey en videocommunicatieplatform Zoom, zijn aangemeld bij het EU-U.S. Privacy Shield framework.

Cookieverklaring
Cookies zijn tekstbestanden die door een internetpagina op een pc, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. De daarin opgeslagen informatie over jouw websitebezoek kan opnieuw worden opgevraagd zodat we je bijvoorbeeld herkennen bij een volgend bezoek. Cultuurmarketing plaatst cookies en vergelijkbare technieken om je bezoek aan onze website zo makkelijk en persoonlijk mogelijk maken.

Hierbij maken we onderscheid tussen drie typen cookies. We plaatsen functionele cookies zodat de website goed functioneert en op jouw voorkeuren kan worden ingesteld. Zo blijven bijvoorbeeld producten in je winkelwagen liggen, onthouden we dat je bent ingelogd en je tracking cookies hebt geaccepteerd of geweigerd. Door functionele cookies hoef je niet steeds jouw voorkeuren te herhalen, wat een prettiger gebruik van onze website oplevert. Deze functionele cookies leggen geen gegevens vast die herleidbaar zijn naar jou als persoon.

Ook plaatsen wij analytische cookies van Hotjar (een online behaviour recording tool), Matomo en Google (als deel van de “Analytics”-dienst). Wij gebruiken deze diensten om inzicht te krijgen in hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht. Wij staan Google niet toe de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. De informatie die Hotjar, Matomo en Google verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Het IP-adres, waarmee jouw apparaat herkenbaar is en jouw locatie wordt vastgelegd, en andere persoonsgegevens die herleidbaar zijn naar jou (wanneer je bijvoorbeeld zelf je e-mailadres achterlaat), worden nadrukkelijk niet opgeslagen. Deze analytische cookies leggen geen gegevens vast over jou als persoon.

Tenslotte vragen wij bij bezoek aan onze website toestemming voor het plaatsen van tracking- en advertisingcookies zoals de Meta Pixel en overige social media cookies. Deze plaatsen we om ervoor te zorgen dat content van social media zichtbaar is, je relevante Cultuurmarketing advertenties op andere websites te zien krijgt en je Cultuurmarketing pagina’s kunt delen op social media.

Je kunt cookies verwijderen via je browserinstellingen. Hieronder vind je een lijst met de meest gebruikte browsers en met de manier waarop je in die browser je cookies kunt verwijderen: Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari (iOS of macOS).

Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming (FG), maar we helpen je graag met jouw vragen. Hiervoor kun je contact opnemen via [email protected] of 020-2614727.