Online toolkit leidt tot hybride programma
Om de plotselinge toename van het online aanbod te faciliteren, ontwikkelde Het Nieuwe Instituut tijdens de coronacrisis het nieuwe (interne en externe) online platform ‘Enter’.
in Rotterdam fungeert sinds 2013 als museum en agentschap voor architectuur, design en digitale cultuur. Daarnaast zijn ze ook in het bezit van de rijkscollectie voor Nederlandse architectuur en stedenbouw. Net als alle andere musea, moest ook Het Nieuwe Instituut als gevolg van de lockdown de deuren op 12 maart 2020 sluiten en zoeken naar manieren om de programmering toch door te laten gaan. Het instituut koos voor een online aanbod en ontwikkelde daarvoor een nieuw platform: Enter. Pepijn Lemmens, manager online bij Het Nieuwe Instituut, vertelt over de opzet en ontwikkeling van het platform.
Overstap op online aanbod zorgt voor nieuwe toolkit
Al voor de uitbraak van de crisis had het instituut een pagina op hun website die werd gebruikt voor het livestreamen van events. Die pagina is binnen een dag na de lockdown uitgebreid en omgebouwd naar een waarvoor meer dan 20 online programma’s werden ontwikkeld.
Het online aanbod bestond uit bestaande programma’s die zijn vertaald naar online zoals en de (voorheen de Sunday Stroll), maar ook nieuw ontwikkelde programma’s zoals , een online expeditie voor globetrotters in quarantaine. Ook ontwikkelde het instituut de ‘Magic Table’, een intern programma waarin medewerkers onder andere hun verzamelobjecten aan elkaar lieten zien en tuintips uitwisselden.
Om de plotselinge toename van de online programmering te kunnen faciliteren, ontwikkelde het instituut een toolkit voor een nieuw online platform. Aan de hand van wensen en eisen van collega’s stelde Lemmens een lijst op met specificaties voor een online platform. Hieruit kwam naar voren dat videochat, chat, livestreaming en online samenwerking aan documenten de belangrijkste eisen waren.
Lemmens legt uit: “Verschillende commerciële bedrijven als Zoom, Microsoft en Google bieden tools aan om online projecten te ondersteunen, maar deze hebben behoorlijke implicaties op het gebied van privacy, veiligheid en toe-eigening. Aangezien Het Nieuwe Instituut hét instituut is voor digitale cultuur zijn wij daar kritisch over. Dan moet je niet je hele programma daar naartoe verhuizen.”
Vanuit die gedachte ontwikkelde Lemmens samen met een team van experts een toolkit voor een nieuw platform die beter aan de standaarden van de organisatie voldoen. Bij Enter is privacy en veiligheid van de gebruikers gegarandeerd, omdat het platform geen gebruikersinformatie opslaat die verder gaat dan benodigd voor de basisfuncties.
“Geen stijve vergadering, maar een creatieve sessie”
Volgens Lemmens is het belangrijk om bij een online programma niet alleen na te denken over de inhoud, maar ook over de vorm: “Een lange Zoomsessie is zelden inspirerend. Hoe interessant het onderwerp ook is, het is niet prettig om naar te kijken. Als je iets online wilt doen, denk niet alleen na over de inhoud van het programma, maar ook over de vorm van je programma. Je wordt een soort omroep en op zo’n manier moet je ook naar je eigen programma gaan kijken.”
Om meer aandacht te besteden aan de vorm, bedacht de organisatie manieren om het platform meer eigen te maken. Enter geeft de gebruiker (zowel de organisatie als het publiek) meer vrijheden: zo zijn er verschillende soorten ‘ruimtes’ beschikbaar voor verschillende soorten programma’s. “Programmamakers kunnen zich een ruimte toe-eigenen door elementen te plaatsen op een manier die zij zelf willen en niet op de manier waarop de softwareleverancier dat heeft bedacht. Je kan je bijvoorbeeld voorstellen dat er op dezelfde dag een lezing, een rondleiding en een expertmeeting is. In zo’n geval zouden wij 3 ‘ruimtes’ maken, voor ieder event een, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn.” Ook voegt de gebruiker eenvoudig extra elementen toe aan een ruimte die men kan delen met andere gebruikers via een simpele linkbox.
Het Nieuwe Instituut heeft Enter onder andere ingezet voor hun internationale bezoekersprogramma. Normaal zitten deze bezoekers in een zaaltje, maar nu kwamen ze samen in Enter. Lemmens vertelt dat Enter enthousiast werd ontvangen: “Zij hadden niet het gevoel in een stijve vergadering te zitten, maar eerder in een creatieve sessie. Vooral de menselijke maat, het zelf kunnen bepalen hoe iets eruitziet, het kunnen ’toe-eigenen’ werd erg gewaardeerd.”
Hybride vorm offline/online zorgt voor nieuwe vorm van modereren
Het Nieuwe Instituut experimenteert momenteel mede dankzij Enter met een hybride vorm van programmeren. Hierbij kijken zij naar manieren waarop ze het offline programma kunnen versterken met online programma. Volgens Lemmens heb je bij een hybride vorm te maken met vier factoren: offline en online deelnemers, en een offline en online publiek. Het is de kunst om die vier partijen met elkaar te laten interacteren, wat ontzettend ingewikkeld is. Vooral online interactie is lastiger te organiseren, aldus Lemmens: “Wij kwamen er snel achter dat je minimaal twee moderatoren nodig hebt: een om het gesprek te modereren en een om de technische faciliteiten te modereren.”
Ze ondervonden dat het modereren van een online gesprek nieuwe vaardigheden van een inhoudelijk moderator vraagt. “Je moet op andere ‘cues’ letten en dingen duidelijker verbaliseren: de microfoon geven in de zaal werkt nèt iets anders dan iemand het woord geven in een online gesprek bijvoorbeeld.” Het instituut werkt daarom op het moment voor grotere events met een technisch en een inhoudelijk moderator.
Vervolgstappen: delen en samenwerken met andere organisaties
Als leerpunt kreeg Het Nieuwe Instituut terug dat de kwaliteit van beeld en geluid nog niet op het niveau is zoals dat van Teams, Zoom en Skype. “Dat proberen we in een volgende versie op een hoger niveau te brengen.”
Lemmens legt uit dat Enter nu beschikbaar is in een bèta versie. Hierin heeft momenteel iedere gebruiker, of dat nou de organisatie of de deelnemer/toeschouwer is, nog dezelfde rechten en kan dus zelf zijn eigen scherm indelen en bepalen welke vensters hij aan of uitzet. In de volgende fase, waar het instituut momenteel mee bezig is, wil de organisatie verschillende rollen inrichten met verschillende rechten en mogelijkheden, zodat bijvoorbeeld een organisator de schermindeling van het publiek kan bepalen.
“Door de ruimtes open te zetten kan in de toekomst iedereen als kijker deelnemen, terwijl een besloten ruimte bestemd is voor volledig participerende deelnemers, die alle tools mogen gebruiken. Dit is nu nog niet het geval, maar na ontwikkeling van de gebruikersrechten een belangrijk element. Voor het besloten programma werkt Enter dan meer als een Zoommeeting, terwijl het publieke programma met een simpele aanpassing als een livestream werkt.”
Tot nu toe gebruikt Het Nieuwe Instituut Enter vooral intern en met partners. Het uiteindelijke plan om van Enter een compleet platform voor de online programmering te maken, is ook bedoeld voor andere instellingen, aldus Lemmens. Het instituut vindt namelijk dat het als grote instelling een leidende rol heeft binnen de culturele sector en wil hun innovatie daarom graag delen en blijven ontwikkelen met de rest van de sector.
Learnings door de crisis
Samenwerken
Het Nieuwe Instituut heeft door de crisis moeten leren, maar biedt zelf ook nieuwe faciliteiten aan. Lemmens benadrukt daarom nogmaals het belang van samenwerken, zeker als je als culturele instelling iets nieuws op moeten bouwen. Tijdens de lockdown wisselde het instituut daarom informatie uit met andere culturele organisaties zoals DEN en Europeana. Daarnaast voerde het instituut veel netwerkgesprekken met de sector om te peilen waar zij op dat moment behoefte aan hadden.
Ook de rollen binnen de organisatie zijn volgens Lemmens veranderd. Pre-corona ontwikkelde het instituut een programma waarna de marketingactiviteiten volgden. Nu werken programma en marketing beter samen. Dat vergt andere rollen van marketing- en programmamedewerkers, aldus Lemmens.
Snel schakelen
De grote tijdsdruk die door corona werd veroorzaakt, zorgde ervoor dat de organisatie snel moest schakelen, aldus Lemmens. “Normaal is het opzetten van zo’n project een lang proces, maar dit keer gingen we aan de slag gegaan zonder plan of extra financiering. Dat is natuurlijk niet hoe het hoort, maar het was nodig om snel te kunnen schakelen.” Lemmens leerde dat deze manier ook kan werken: “Wanneer je snel wilt schakelen, moet je risico’s durven nemen.”
Het Nieuwe Instituut nodigt organisaties die ook gebruik willen maken van of mee willen werken aan de ontwikkeling van Enter, van harte uit om contact op te nemen.
