6 essentiële tips om efficiënter te werken

Tip 1. Doelen stellen

Begin eens met het identificeren van het ware doel van jouw functie. Definieer concreet wat jij wilt bereiken. Hierdoor kom je erachter wat je meest belangrijke doelen zijn. Fiscal Peters’ ambitie is bijvoorbeeld om te laten zien dat IFFR meer is dan een Rotterdams feest. Om dit te bereiken wil hij op steeds meer momenten en via relevante touchpoints iets bieden. ‘’De kunst is om dit te doen zonder onze kern, onze reason why, uit het oog te verliezen.’’ Probeer er achter te komen wat jouw ambitie is, wat wil je bereiken met jouw functie? Aan de hand hiervan stel je korte- en lange termijn doelen. Het voordeel hiervan is dat je precies kunt bijhouden waar je staat; dit helpt jou om effectief te werk te gaan.

Tip 2. Time-management

Zoals we allemaal wel weten, de beste manier om effectiever te werk te gaan is om te leren je tijd effectiever in te delen. Begin met het kijken naar je dagelijkse takenlijst. Weet jij hoe je je tijd spendeert elke dag? Analyseer hoeveel tijd je nodig hebt voor je taken zoals afspraken, het controleren van je e-mail en het plegen van telefoontjes. Dit kan voor verrassende inzichten zorgen die jou helpen om minder tijd te spenderen aan minder belangrijke taken. Zodra je een beeld hebt van de tijdshoeveelheid per taak kan je een to-do list gaan maken. Deze rangschik je op prioriteit, houd hierbij de korte- en lange termijn doelstellingen in je achterhoofd.

Hierbij kan het 80/20 principe worden gehanteerd. Veel mensen kennen dit, maar weinig mensen gebruiken het. Zonde. Het 80/20 principe gaat over prioriteiten stellen. Het werkt als volgt; begin met het kijken naar je werkomgeving. 20 procent van de activiteiten zorgen voor 80 procent van het resultaat. Deze activiteiten (dus echt alleen maar deze 20 procent) komen op je to-do list te staan. De rest verwijder je! Door je echt alleen maar op de 80 procent rendement activiteiten te richten behaal je succes. Wanneer je je bezig houdt met activiteiten die nauwelijks relevant zijn voor het bedrijfsresultaat verspil je je tijd.

Tip 3. Rond je taken af

Niets is zo afleidend als niet-afgeronde taken die in je hoofd blijven zitten. Dit belemmert je focus. Wanneer het niet mogelijk is om taken meteen af te ronden is onze tip om een minddump te maken. Oftewel: schrijf alle zaken op die in je hoofd zitten, dan hoef je er even niet meer aan te denken. Dit kan verlossend werken waardoor je relaxter aan het werk gaat, zonder continu afgeleid te worden. Later kun je altijd nog terug kijken naar wat je op hebt geschreven: welke taken moet je nu echt gaan aanpakken?

Tip 4. Omgaan met stress

Een beetje druk kan motiverend werken. Daar tegenover staat dat teveel druk juist voor een averechts effect zorgt. In de culturele sector kan er nog weleens sprake zijn van hectiek en onzekerheid. De sector kampt bijvoorbeeld vaak met financiële zorgen. Dit kan behoorlijk wat stress geven. Hoe kun je hier het beste mee omgaan? Leer positief te denken, hierdoor kom je in een positief ritme. Zoals we bij tip 5 verder zullen uitleggen, heeft een goede nachtrust veel invloed. Probeer zo min mogelijk (of beter; geen) werk mee naar huis te nemen. Zorg dat je ’s avonds echt kan ontspannen. Wat voor veel mensen helpt is om stress van zich af te schrijven. Blijf je aan het malen over een bepaalde situatie die zich heeft voorgedaan? Schrijf het op! Je hoeft hier verder niets mee te doen maar het helpt je hoofd leeg te maken.

Kelly McGonigal praat tijdens haar TEDx talk over ‘How to make stress your friend’. Erg interessant voor iedereen die meer wil weten over het omgaan met stress.

Tip 5. Slaap genoeg

Wanneer jij als professional niet genoeg slaapt kun je niet voor de volle 100 procent functioneren. Arianna Huffington sprak hier in 2010 al over tijdens haar TED talk en in haar boek ‘Thrive’. Haar recept voor succes? Slaap meer! Wanneer je niet genoeg slaapt heeft dit invloed op je gezondheid, werk performance, relaties en geluk. Voldoende slaapt zorgt ervoor dat jij je meer uitgerust zal voelen. Hierdoor werkt je geheugen beter en wordt creativiteit verhoogd. Je concentratie zal erop vooruitgaan en het stressniveau wordt verminderd. Daarnaast zal je gedurende de dag ook scherper en alerter zijn.

Tip 6. Zorg voor een goede werkplek

Je werkomgeving is belangrijk, deze heeft namelijk veel invloed op de mate waarin jij je kan concentreren. Realiseer je dat ‘een goede werkplek’ voor iedereen iets anders betekent! De ene persoon werkt het liefst aan opgeruimd bureau zonder geluiden op de achtergrond, terwijl de ander het fijn vindt om een beetje achtergrondmuziek te horen en graag overal post-its plakt. Bedenk wat voor jou het beste werkt en creëer deze perfecte werkplek.