Wijzer Werven is een initiatief van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap dat ondernemerschap bij culturele instellingen versterkt door een training- en coachingsprogramma op het gebied van fondsen aan te bieden. Kinderdijk heeft na een aantal trainingen uit het Wijzer Werven-traject succesvol een aanvraag gedaan bij het VSBfonds. Wijzer Werven zocht in het gesprek met Maarten Mesman uit wat de succesfactoren zijn voor een goede fondsaanvraag.
“VSBfonds werd benaderd met een telefoontje”, begint Mesman het gesprek. Tijdens een eerste gesprek is onze afdeling voorlichting vooral bezig met luisteren, om erachter te komen of er een is met het VSBfonds”. Al snel bleek dat Het Wereldergoed Kinderdijk binnen de beleidscriteria van het VSBfonds past: het gaat om waardevol cultureel erfgoed en er werd om een bedrag gevraagd voor een project dat bezoekersbeleving en educatie zou versterken.
Vervolgens moet die ‘match’ ook terugkomen in het projectplan dat wordt opgesteld ten behoeve van de aanvraag. Lachend zegt Mesman: “kopieer niet het riedeltje dat op de website staat, als je onze missie moet omschrijven. Laat zien dat je echt hebt nagedacht over de manier waarop je project aansluit bij de doelstellingen van het fonds”. Als je twijfelt over de kansen of kort wilt sparren over de hoogte van het bedrag dat je wilt aanvragen, schroom dan niet om de telefoon te pakken en VSBfonds te bellen. “Wij helpen je graag verder.”
Voor een aanvraag bij het VSBfonds ga je alle benodigde informatie verzamelen en een projectplan schrijven. Deze documenten kun je vervolgens via de website van het VSBfonds uploaden. Maar wat is een goed projectplan? “Maak duidelijk wat het belang is”, vertelt Mesman. “ is juist jouw organisatie geschikt om dit project te realiseren en vooral, wat is de meerwaarde voor het publiek? Het VSBfonds is er namelijk voor het publiek”.
Stichting Werelderfgoed Kinderdijk had een duidelijk probleem. Er komen veel bezoekers, maar naast het gebrek aan fysieke ruimte zijn de voorzieningen en middelen gedateerd en ontoereikend om het verhaal van Kinderdijk zinvol te beleven. Ook de huidige logistiek en het gebrek aan comfort droegen niet bij aan een positieve bezoekerservaring. Uit een behoefteonderzoek bleek ook dat het gebied als onprettig en niet werelderfgoedwaardig werd ervaren. VSBfonds kijkt ook vaak naar het belang voor de regio. In het geval van Kinderdijk is het project van meerwaarde voor regionale, landelijke en internationale bezoekers.
Leg in het projectplan goed uit waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt en wees daarbij altijd eerlijk. “Als er een aanvraag binnenkomt lees ik de stukken en google ik vaak om meer over de organisatie en eventuele eerdere projecten te weten te komen”, vertelt Mesman. “Ik lees onder andere mediaberichten en ontdek zo snel wat er over de organisatie is geschreven.” Zijn er zware tijden geweest binnen de organisatie of zijn er in het verleden fouten gemaakt? Noem dit dan ook in het projectplan. Wees transparant, want de adviseurs lezen graag het hele verhaal. Vaak kunnen mindere periodes binnen een organisatie ook weer een aanleiding zijn om een project op een bepaalde manier te starten.
In het projectplan van Werelderfgoed Kinderdijk stond heel duidelijk omschreven wat hun doelen zijn. De hoofddoelstelling luidt: ‘het verhaal van Kinderdijk overbrengen aan zoveel mogelijk mensen’ met daaronder de subdoelstellingen ‘de inrichting van het gebied versterken met educatieve middelen’ en ‘de voorzieningen in het gebied verbeteren’. Met deze subdoelstellingen wil het molengebied bereiken dat er meer (betalende) bezoekers komen, de tijdsduur van de bezoeken langer is en dat mensen meer geld uitgeven in het gebied. Vervolgens heeft de Stichting Werelderfgoed Kinderdijk heel goed geformuleerd hoe ze bovenstaande (sub)doelstellingen gaan realiseren en meten.
“Wij vragen na elk project een evaluatie, en daarin lezen wij graag in hoeverre het project is geslaagd.” Het is géén, of in elk geval niet alléén een verslag van wat er allemaal wanneer en waar heeft plaatsgevonden, maar een concreet overzicht van de doelstellingen en op welke manier deze wel of niet zijn behaald en waarom. “Durf ook te zeggen wat de leerpunten zijn, zelfreflectie wordt gewaardeerd!”, zegt Mesman.
Benoem in het projectplan eventuele partners – denk aan de gemeente, bedrijven of andere culturele instellingen. Kinderdijk heeft bij de fondsaanvraag bijvoorbeeld een educatieplan bijgevoegd van een onderwijskundig bureau dat is gespecialiseerd in erfgoededucatie. Dit was voor het VSBfonds een extra onderbouwing waaruit blijkt dat het project goed gebruik maakt van externe expertise en didactisch sterk is opgebouwd. Dat een samenwerking zeer succesvol kan zijn bewijzen deze .
Vergeet ook de partners niet te noemen die je inzet bij je marketing en communicatie. Het is tegenwoordig vanzelfsprekend dat je online aanwezig bent met je project. Kun je via de kanalen van je partners een breder publiek bereiken? Hoe meet je je online bereik? En hoe vertaalt dat bereik zich in (stijgende) bezoekersaantallen? Doe je ook nog aan offline communicatie?
In je projectplan mag het financiële plaatje, de begroting en dekking van het project, niet ontbreken. Het kan soms lastig zijn om je begroting en dekking goed op elkaar af te stemmen. Dit moet namelijk sluitend zijn, maar van de bijdragen van fondsen en sponsors ben je vaak nog niet zeker. Mesman geeft daarom als tip: “zet het rijtje fondsen waarbij je gaat aanvragen onder elkaar en doe dat bijvoorbeeld maal 70%, dan is dat je dekking. Als de fondsen dan toch allemaal toezeggen dan is het mogelijk om een deel van de toezegging terug te storten. Wees er wel altijd duidelijk en transparant over als je voor deze werkwijze kiest, en overleg bij twijfel vooraf met de fondsen die je wilt aanschrijven”. Dit is een goede tip om het werken met verschillende dekkingsoverzichten te voorkomen, want daar hebben fondsen een hekel aan!
In het geval van het Werelderfgoed Kinderdijk was een groot deel van het project al gefinancierd door de gemeente en provincie. Door die bedragen ook expliciet te benoemen laat je zien dat andere financiers in je project geloven. Dat zorgt natuurlijk voor vertrouwen.
“Als je aanvraag is ingediend en alle stukken ter beoordeling bij het VSBfonds liggen, dan is het afwachten. Verandert er iets in je begroting, dekking of in (de planning van) je project? Houd ons dan op de hoogte,” geeft Mesman aan. “Een goede samenwerking en up-to-date informatie is voor ons belangrijk.”
Dit artikel is gesponsord door Wijzer Werven.
Wat vinden gevers belangrijk in het contact met een werver, en hoe wordt de relatie onderhouden? In dit artikel, eerder verschenen in magazine The Fundraiser, vertellen zowel Marnix Heersink als het Nederlands Openluchtmuseum over hun relatie.
Hoe boost je je fondsenwerving als je moeite hebt de relevantie van je organisatie te verwoorden? Die vraag stond centraal tijdens Vakdag Fondsenwerving.
Een gift kan klein of groot zijn, eenmalig of structureel, je krijgt er iets voor terug of niet. In dit artikel: 5 manieren om te doneren.